Un(e) assistant(e) de direction

Environnement professionnel : Direction générale
Liaisons hiérarchiques : Sous l’autorité directe du directeur général et du directeur général des services (secrétaire général)
Liaisons fonctionnelles : L'ensemble des départements et services de l'INHA ainsi que tous les responsables des institutions partenaires de l'INHA

 

La direction générale recrute:

 

Un(e) assistant(e) de direction

 

 

 

Descriptif du poste :
Missions et activités principales : Vous aurez pour mission principale d'assurer le secrétariat et le bon déroulement des activités du directeur général des services (secrétaire général) de l'établissement. Vous pourrez être amené(e) ponctuellement à assurer des tâches de secrétariat pour le compte du directeur général de l'établissement en liaison avec son assistant(e). A ce titre, vous constituez avec l'assistant(e) du directeur général le secrétariat de direction générale de l'établissement. Outre les tâches classiques du secrétariat (accueil téléphonique et physique, gestion et organisation de l'agenda, gestion du courrier, organisation de réunions), le titulaire du poste sera chargé : de veiller à la bonne circulation de l'information au sein de l'équipe de direction ainsi qu'à destination des départements et services, de participer aux réunions du comité de direction et de rédiger les comptes rendus, d'être le correspondant pour le compte de la direction générale pour l'actualisation et l'alimentation des rubriques du site web et de l'intranet, de l'organisation matérielle du conseil d'administration, du traitement de dossiers ponctuels et suivi d’affaires réservées, de gérer les aspects logistiques de la direction générale. renseigner des tableaux de bord selon les instructions reçues procéder à l’archivage des pièces administratives mettre en oeuvre des procédures de gestion de participer en tant que de besoin au dispositif de location des espaces de la Galerie Colbert.

 

Profil du candidat :

Compétences techniques :
- qualité d'écoute, d'organisation et de discrétion,
- qualités rédactionnelles
- classement et archivage
Savoir-faire:
maîtrise des outils bureautiques et éventuellement des outils de bases de données
une bonne connaissance de l'anglais oral et écrit serait appréciée
bonne connaissance du domaine fonctionnel d’exercice et ses relations avec les autres domaines
être apte à proposer des améliorations pour faciliter le fonctionnement du service.
Savoir-être (compétences comportementales):
- être autonome, réactif et organisé
- capacité à savoir s'adapter aux différents interlocuteurs
- faire preuve de qualité relationnelle

 

Candidater :

Merci d’envoyer votre CV, votre lettre de motivation, la référence et l’intitulé du poste à l’attention de Monsieur Toni LEGOUDA, directeur général des services, à l’adresse : recrutement@inha.fr (direction.generale @ inha.fr)