Les services communs

Les services communs regroupent les structures suivantes :

• Le Service de la communication, qui propose et met en œuvre la stratégie de communication externe et interne de l’INHA, et assure la diffusion et la promotion des activités et des missions de l'INHA.
• Le Service des éditions, qui propose et met en œuvre, en lien avec les directions et les autres services de l’établissement, la politique éditoriale de l’Institut national d’histoire de l’art, quels qu’en soient les supports (papier et numérique).
• Le Service des affaires juridiques et de la commande publique, responsable du suivi des questions juridiques et fiscales dans tous les domaines d’activité de l’établissement. Il contrôle la régularité des actes et procédures (arrêtés, conventions, contrats, marchés publics, etc.) et coordonne la politique d'achat. Il conseille les départements et services et aide en amont au montage de dossiers complexes et participe à l’audit des solutions juridiques adaptées aux activités. Il suit les contentieux et les affaires disciplinaires. Il assiste le service des ressources humaines sur les opérations électorales et les questions statutaires et réglementaires. Il contribue à la préparation des actes soumis aux instances statutaires. Il assure la veille juridique et élabore des outils à destination des départements et services (guides pratiques, modèle types, etc.).
• Le Service des ressources humaines, chargé de contribuer à l'élaboration de la politique de gestion de personnel et de développement des ressources humaines et de conduire sa mise en œuvre. Il assure le bon déroulement et le suivi des carrières des personnels et met à disposition de l'équipe de direction des études et statistiques en vue d'une gestion prévisionnelle des emplois. Il propose et met en œuvre le plan de formation. Il élabore et suit la masse salariale de l'établissement. Il prépare et suit les travaux des instances paritaires et assure le suivi des relations avec les représentants des personnels. Il informe et assiste les responsables des départements et services sur les orientations de la politique de ressources humaines. Il pilote les opérations de gestion collective et individuelle et suit l'évolution de la réglementation et des procédures relatives aux emplois et aux statuts des personnels. Il propose et met en œuvre le programme d'action sociale.
• Le Service des moyens techniques responsable de la gestion des locaux affectés à l’institut et de leur exploitation. Il est le représentant de l’établissement pour les questions de sûreté, de sécurité et d’exploitation des sites hébergeant des services de l’Institut et plus particulièrement le Carré Colbert et le site de Richelieu exploité par la bibliothèque nationale de France. Il assure la gestion des équipements et des services techniques de l’institut au bénéfice de la communauté scientifique réunie dans la galerie Colbert, dans le cadre de la mutualisation des moyens. Il est également responsable des moyens généraux de l’établissement (courrier, téléphone, photocopies, fourniture de bureaux, etc.). Ce service comporte trois cellules : la cellule administration et moyens financiers, la cellule sécurité et sûreté, et la cellule exploitation et travaux.
• Le Service du budget et des affaires financières, chargé d'assister et de conseiller la direction générale, dans son domaine de compétences. Il prépare le budget de l'établissement et suit sa mise en place et son exécution. Il procède à l'analyse des dépenses et recettes et rend compte du résultat des actions menées par rapport aux objectifs fixés. Il réalise des bilans et des analyses sur les moyens de l'établissement et travailler sur l’analyse des coûts et des évaluations. Il suit et analyse l’évolution de la réglementation comptable et financière, des techniques comptables, constitue une documentation de référence et veille à la bonne application des règles et procédures budgétaires et administratives. Il élabore et améliore les outils et méthodes de gestion interne. Il coordonne le réseau des correspondants financiers, pilote la banque centrale des indicateurs, assure le secrétariat du comité de gestion et pilote, en partenariat avec l'agent comptable, la gouvernance du contrôle interne financier et comptable.
• Le Service des systèmes d’information. Il a notamment en charge le développement et le maintien des infrastructures systèmes, réseaux et de téléphonie du bâtiment Colbert à l’exception de celui de l’institut national du patrimoine. Il met en œuvre les moyens nécessaires à la sécurité des systèmes d’information. Il assure l’évolution et la maintenance des systèmes d'information : conception, développements, intégration et suivi opérationnel des applications. Il participe au développement des services numériques et à la promotion de leurs usages.

Une agence comptable complète les services de l’Institut.